El 2026 está cada vez más cerca y, con él, la organización del presupuesto anual que deberán aprobar edificios y conjuntos residenciales en Colombia. Aunque este proceso se realiza cada año, aún muchos residentes desconocen cuáles gastos deben incluirse, quién debe asumir cada rubro y cuál es el papel de propietarios y arrendatarios dentro de la propiedad horizontal.
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La definición del presupuesto es clave porque determina el valor de las cuotas de administración y, por lo tanto, el impacto directo en el bolsillo de miles de familias. Por eso, expertos recomiendan comprender a fondo cómo se construye y qué exige la normativa vigente.
¿Cómo debe elaborarse el presupuesto?
Según explica Amable Rivas, gerente general de ComunidadFeliz, el presupuesto debe ser realista, detallado y orientado a garantizar la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes. De acuerdo con la Ley 675 de 2001, el administrador, junto con el Consejo de Administración, si existe, es el encargado de formularlo.
Normalmente, los proyectos de presupuesto se socializan con propietarios y residentes entre noviembre y diciembre, y se someten a aprobación en la Asamblea General a comienzos del siguiente año.
Los gastos que deben incluirse
El experto señala que el presupuesto debe contemplar los siguientes ítems obligatorios:
1. Expensas comunes necesarias
Son los gastos requeridos para la seguridad, conservación, mantenimiento y reparación de los bienes comunes. Incluyen vigilancia, reparaciones generales y reposición de infraestructura.
2. Expensas comunes ordinarias
Cubren el funcionamiento diario del conjunto: aseo, vigilancia, servicios públicos de áreas comunes, mantenimiento preventivo y nómina.
3. Fondo de imprevistos
Debe corresponder a mínimo el 1% del presupuesto de gastos comunes.
4. Mantenimiento y reposición
Incluye mantenimientos preventivos y correctivos de activos como ascensores, plantas eléctricas o bombas de agua.
5. Gastos de personal
Comprenden salarios y seguridad social del personal contratado directamente por la copropiedad.
¿Qué gastos NO deben incluirse?
Quedan fuera del presupuesto los gastos que no sean expensas comunes necesarias, como obras de embellecimiento o mejoras no esenciales. Estas se financian mediante expensas extraordinarias y requieren la aprobación del 70% de los coeficientes de copropiedad en la Asamblea.
Tampoco se incluyen gastos de bienes privados, es decir, reparaciones dentro de apartamentos o locales, que corresponden al propietario o, si se pacta en el contrato, al arrendatario en el caso de arreglos menores.
¿Qué debe pagar un propietario y qué un arrendatario?
Rivas destaca una diferencia clave:
- Expensas comunes ordinarias: generalmente las asume el arrendatario, pues está haciendo uso de los bienes comunes.
- Expensas comunes extraordinarias: corresponden al propietario, ya que se relacionan con la infraestructura y no con el uso diario, como reparaciones estructurales o cambios de bombas hidráulicas.
Aunque exista esta división, ambos son solidariamente responsables ante la copropiedad.
Las cuatro etapas del proceso presupuestal
El presupuesto anual pasa por estas fases:
- Elaboración: el administrador y un contador construyen el proyecto.
- Revisión: el Consejo de Administración, si existe, ajusta y emite concepto.
- Socialización y convocatoria: el proyecto se incluye en la convocatoria a la Asamblea General Ordinaria.
- Aprobación: la Asamblea de Copropietarios decide si aprueba o no el presupuesto.
Con esta información, los residentes podrán participar mejor informados en las asambleas de finales de 2025 y comienzos de 2026, asegurando que los recursos se destinen correctamente y que cada parte asuma lo que le corresponde según la ley.