La facturación electrónica es un proceso obligatorio en Colombia que debe ser validado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) para que tenga valor legal. Recientemente, la empresa Siigo dio algunos detalles para evitar errores comunes a la hora de realizar este trámite que aunque en ocasiones puede resultar engorroso, facilita el recaudo en el país.
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Tenga presente que si una factura no es reconocida oficialmente por la Dian, esto puede generar inconvenientes tanto para el vendedor como para el comprador, afectando la operación comercial y los procesos tributarios de las empresas.
Las claves para validar una factura electrónica en Colombia
Cuando una empresa emite una factura electrónica, es fundamental que el comprador realice una validación del documento para asegurarse de que cumpla con todos los requisitos establecidos por la Dian.
Si bien es cierto que es responsabilidad del cliente verificar la factura, la firma Siigo recordó que este proceso también beneficia a las empresas, pues asegura de las normativas fiscales.
Para empezar, la empres recomienda estar pendiente de la verificación en el portal de la Dian.
“Una vez emitida y firmada digitalmente por el proveedor, la factura debe aparecer en el sitio web de la DIAN en un plazo máximo de 48 horas. Antes de presentar un reclamo, asegúrese de que este tiempo haya transcurrido. Para consultarla, ingrese al portal web de la DIAN con el CUFE o UUID del documento. Si detecta inconsistencias, puede reportarlas a través del canal oficial dispuesto por la entidad”, explicó Siigo en un boletín de prensa.
De otro lado, advirtió que es clave tener presente la resolución de facturación de la emisión. En otras palabras, hay que verificar que la empresa emisora cuente con una resolución de facturación vigente emitida por la Dian.
Esta resolución autoriza a la empresa a emitir facturas electrónicas, establece los rangos de numeración y especifica la validez de los documentos. Si la factura no está amparada por una resolución activa, no tendrá validez legal.
De otro lado, hay que comprobar los datos físicos. La factura debe contener información específica para ser válida, como el número consecutivo, la fecha de emisión, los nombres e identificaciones del emisor y del adquirente, una descripción detallada de los bienes o servicios, el valor total, los impuestos aplicados, el régimen tributario y las condiciones de pago.
Atención, empresas: esto deben hacer para garantizar la validez de sus facturas electrónicas
Para que las facturas electrónicas sean correctamente validadas, las empresas deben cumplir con ciertos requisitos establecidos por la Dian.
Siigo señala dos puntos importantes que las empresas emisoras deben tener en cuenta:
- Conozca la vigencia de su resolución de facturación: La resolución de facturación tiene una duración de 2 años. Si no se solicita una nueva resolución antes de que expire, la empresa perderá la autorización para facturar. Operar sin una resolución vigente puede generar sanciones e incluso el cierre del establecimiento.
- Utilice un sistema de facturación confiable: Es crucial contar con un software contable confiable, como Siigo, que garantice la emisión de facturas electrónicas válidas ante la DIAN. Este tipo de sistema también facilita la validación por parte de los clientes, quienes pueden verificar las facturas fácilmente utilizando el código CUFE o un código QR.